MANDAT

1. Historique et contexte

Le Forum des éducatrices africaines (FAWE) est une organisation non gouvernementale panafricaine créée en 1992 pour promouvoir l'égalité des sexes dans l'éducation en améliorant l'accès, la rétention, l'achèvement et les résultats d'apprentissage des filles et des femmes à travers l'Afrique. Par le biais de 34 sections nationales et d'un engagement au niveau régional, le FAWE s'appuie sur le plaidoyer, la recherche, les programmes et les partenariats stratégiques pour influencer les politiques et les pratiques éducatives aux niveaux national, régional et continental.

Dans le cadre de sa transformation numérique en cours, le FAWE a déployé Microsoft Office 365 et Microsoft Dynamics 365 Business Central pour améliorer les fonctions de gestion des finances, des ressources humaines et des subventions. Conformément à son Plan stratégique, l'organisation donne désormais la priorité à l'amélioration de l'intégration et de l'accessibilité des données, au renforcement de la prise de décision fondée sur des données probantes, à l'automatisation et à l'efficacité des processus d'établissement de rapports, à l'amélioration de la gouvernance et de la qualité des données, et au renforcement des capacités analytiques au sein du personnel.

Pour atteindre ces objectifs, le FAWE recherche les services d'une personne ou d'une société de conseil expérimentée pour soutenir le développement d'un système intégré de gestion des données en temps réel qui tire pleinement parti des plates-formes Microsoft existantes et permet d'obtenir des informations opportunes, précises et exploitables dans l'ensemble de l'organisation. Le système proposé devrait tirer parti des technologies Microsoft 365 pour soutenir la gestion des bourses de bout en bout, le suivi et l'engagement des anciens élèves, ainsi qu'un suivi, une évaluation et une visualisation des données complets..

Les termes de référence décrivent la portée, la méthodologie et les résultats attendus de l'engagement d'un consultant qualifié pour diriger ce travail.

2. Objet de la mission

L'objectif de cette consultance est de concevoir et de soutenir le développement d'un système de gestion des données unifié, automatisé et durable pour le FAWE. Cela comprend la cartographie des systèmes de données existants, l'évaluation des besoins et des lacunes en matière de données, la conception d'une architecture de données complète, l'intégration des fonctionnalités de S&E dans les plateformes Microsoft du FAWE, et le développement de tableaux de bord en temps réel et de flux de travail automatisés pour le FAWE et les parties prenantes. L'engagement comprend également le développement d'un système intégré de gestion des bourses d'études au sein de l'architecture plus large de M&E/MIS et aligné sur l'écosystème Microsoft.

3. Objectif général

Concevoir, développer et soutenir la mise en œuvre progressive d'un système de gestion des données et des programmes sécurisé, évolutif et intégré, en temps réel, au sein du FAWE, incorporant le S&E, le système de gestion des bourses, l'Alumni tracker qui, en s'appuyant sur l'environnement Microsoft existant (Microsoft 365 et Dynamics 365), permet d'obtenir des informations en temps réel, de suivre les performances, de renforcer la prise de décision fondée sur des preuves, et d'améliorer l'efficacité et la transparence des processus de gestion des programmes et des bourses.

4. Objectifs spécifiques

• Réaliser une cartographie complète de l'écosystème des données programmatiques et opérationnelles du FAWE afin d'identifier les lacunes, les redondances et les possibilités d'intégration.
• Élaborer une feuille de route pour l'architecture des données organisationnelles définissant des modèles de données normalisés, des structures de gouvernance et des exigences en matière d'interopérabilité des systèmes.
• Concevoir et mettre en œuvre un système de suivi et d'évaluation (S&E) et de gestion de programme intégré et en temps réel qui permet de suivre la mise en œuvre du programme à travers les sections du FAWE, de soutenir la gestion des bourses d'études de bout en bout et d'incorporer le suivi et l'engagement des anciens élèves en s'appuyant sur les technologies Microsoft, notamment Dynamics 365 et Microsoft Power Platform.
• Automatiser la collecte de données, l'établissement de rapports et l'analyse, et élaborer des tableaux de bord personnalisés en temps réel qui améliorent la rapidité, la précision des rapports et l'alignement des informations programmatiques et financières en vue d'une prise de décision éclairée.
• Examiner les systèmes et outils existants, identifier et adopter la ou les solutions les plus adaptées aux besoins du FAWE, et soutenir l'alignement, le nettoyage et la migration des données existantes vers le nouveau système intégré en veillant à l'exactitude, à la cohérence et à la continuité.

5. Champ d'application et activités principales

La consultance couvrira le Secrétariat régional du FAWE et ses Antennes nationales. Les principales activités sont les suivantes

1. a) Cartographie de l'écosystème de données

• Cartographier toutes les sources de données programmatiques et opérationnelles (numériques et manuelles).
• Identifier les lacunes, les redondances, les incohérences et les besoins d'intégration des données.
• Documenter les flux de travail existants et les dépendances entre les départements et les chapitres.

1. b) Feuille de route de l'architecture des données de l'organisation

• Élaborer des modèles de données normalisés pour les programmes, les finances, les ressources humaines et les opérations.
• Proposer un cadre de gouvernance des données comprenant les rôles, les responsabilités et les contrôles de qualité.
• Définir les exigences d'interopérabilité des systèmes sur les plates-formes Microsoft.
• Élaborer une feuille de route pour l'infrastructure de données intégrée du FAWE.

1. c) Examen des systèmes existants et migration des données

• Procéder à un examen complet des systèmes et outils existants afin d'évaluer les fonctionnalités, les structures de données et les lacunes.
• Recommander et soutenir la sélection de la (des) solution(s) la (les) plus adaptée(s) aux besoins du FAWE.
• Diriger l'alignement, le nettoyage et la migration des données existantes vers le nouveau système intégré afin de garantir l'exactitude, la cohérence et la continuité des données.

1. d) Intégration du système de suivi et d'évaluation

• Intégrer les flux de travail de M&E dans Dynamics 365 Business Central.
• Établir des liens avec Power Apps, Power BI, Power Automate et Dataverse/SharePoint.
• Rationaliser les flux de données entre les systèmes programmatiques, financiers et opérationnels.
• Effectuer des essais pilotes avec des sections nationales sélectionnées.

1. e) Module de gestion des bourses :

• Concevoir, développer et mettre en œuvre un système de flux de travail numérique de bout en bout pour la gestion du cycle de vie des bourses d'études, c'est-à-dire les demandes, la vérification de l'admissibilité, l'évaluation, la sélection, l'attribution et le suivi des bénéficiaires, etc.
• Le système doit permettre une saisie structurée des données, des flux de travail automatisés, un accès basé sur les rôles pour les évaluateurs et les comités de sélection, ainsi que des tableaux de bord intégrés pour le suivi et l'établissement de rapports.
• Intégrer des capacités basées sur l'IA pour faciliter et renforcer l'équité, l'efficacité et l'amélioration continue du processus de sélection et de prise de décision en matière de bourses d'études.

1. f) Suivi et gestion des anciens élèves :

• Développer un système unifié et sécurisé pour saisir, stocker et gérer des données complètes sur les anciens élèves dans tous les programmes du FAWE, y compris les bourses d'études et d'autres initiatives.
• Mettre en place des mécanismes de suivi des anciens élèves depuis la fin du programme jusqu'aux étapes postérieures à l'engagement, en enregistrant les résultats en matière d'éducation, d'emploi, d'esprit d'entreprise et de leadership au fil du temps.
• Construire des fonctionnalités pour soutenir la communication ciblée, la mise en réseau, le mentorat, la gestion des événements et l'engagement continu avec les anciens élèves dans toutes les régions.
• Assurer une intégration transparente avec la gestion des programmes, les systèmes de bourses et les cadres de suivi et d'évaluation existants afin de permettre le partage des données, l'établissement de rapports et le suivi de l'impact.
• Élaborer des tableaux de bord interactifs et des outils de reporting pour analyser les résultats des anciens élèves, mesurer l'impact du programme et soutenir la prise de décision fondée sur des données probantes.

1. g) Automatisation, SIG et tableaux de bord interactifs

• Automatiser la collecte des données, le nettoyage, les rapports et les approbations de flux de travail afin de réduire les erreurs manuelles et d'améliorer la rapidité d'exécution au sein des sections nationales.
• Élaborer des tableaux de bord SIG en temps réel pour les dirigeants, les équipes de programme et le personnel de suivi et d'évaluation afin de soutenir la prise de décision fondée sur des données probantes, y compris la cartographie géospatiale des bénéficiaires, des institutions, des modèles de recrutement et de la couverture de la mise en œuvre.
• Créer des visualisations interactives alignées sur les indicateurs et les cadres de rapport du FAWE, en intégrant des couches géospatiales le cas échéant pour suivre les disparités régionales, les lacunes en matière de sensibilisation et l'adoption du modèle dans les pays.

1. h) Formation, documentation et transfert de connaissances :

• Organiser des sessions de formation et de renforcement des capacités pour le personnel clé et les administrateurs du système afin de garantir une utilisation efficace et durable du système.
• Élaborer des manuels pour les utilisateurs et les administrateurs
• Transfert structuré des connaissances pour permettre aux équipes internes de gérer, d'entretenir et de faire évoluer le système de manière indépendante.
• Orientation et renforcement des capacités des sections nationales

6. Approche de la mise en œuvre

Le consultant dirigera le processus, tout en veillant à ce que le personnel du FAWE soit impliqué dans toutes les phases afin de soutenir le transfert de connaissances, l'adoption du système et la durabilité. L'équipe de gestion des connaissances du FAWE, les programmes, les finances, les technologies de l'information et d'autres unités commerciales concernées assureront un suivi et un retour d'information continus afin d'affiner les flux de travail, les tableaux de bord et les rapports. Le système sera aligné sur les priorités de l'organisation afin de garantir un impact maximal des investissements numériques.

La mission se déroulera en trois (3) phases selon une approche interdépendante. Elle doit donner la priorité à l'établissement d'une base de données solide avant le développement du système afin de minimiser les doubles emplois, les risques d'intégration et les coûts de reconception à long terme.

• Phase 1 : Cartographie de l'écosystème de données, évaluation des besoins et plan directeur de l'architecture de données de l'organisation
• Phase 2 : Conception et développement d'un système intégré de gestion des bourses et d'un outil de suivi et de gestion des anciens élèves, robuste et prêt pour l'avenir (utilisation des applications Microsoft 365 et intégration dans l'écosystème Dynamics 365).
• Phase 3 : Essais, renforcement des capacités et transition

7. La durée

La mission doit être réalisée en six (6) mois à compter de la date de signature du contrat.

8. Principaux résultats attendus
9. Rapport initial et plan de travail détaillé
10. Document de spécification des exigences
11. Carte de l'écosystème des données

• Documentation détaillée des sources de données programmatiques, opérationnelles et financières du FAWE.
• Identification des lacunes, des redondances et des possibilités d'intégration.
• Cartographie visuelle des flux de travail et des dépendances des systèmes au sein du siège et de certaines sections nationales.

4. Feuille de route de l'architecture des données de l'organisation

• Modèles de données normalisés pour les données programmatiques, financières et de ressources humaines.
• Définir des structures de gouvernance, des normes de qualité des données et des cadres d'interopérabilité.
• Recommandations pour une infrastructure de données centrale et intégrée.

5. Un système de suivi et d'évaluation intégré et pleinement fonctionnel

• Les processus de suivi et d'évaluation sont intégrés dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Intégration transparente avec Microsoft Power Platform (Power Apps, Power BI, Power Automate, Dataverse/SharePoint).
• L'interopérabilité entre les principaux départements ou chapitres a fait l'objet d'un essai pilote.

6. Un système de gestion du cycle de vie des bourses entièrement fonctionnel et intégré comprenant

• Formulaires de demande numériques,
• Interfaces de notation des évaluateurs,
• Automatisation des contrôles d'éligibilité, du suivi de la sélection et de la gestion des attributions,
• Rapports et tableaux de bord d'analyse.
• Pistes d'audit
• Un système intégré de suivi et de gestion des anciens élèves

7. Processus automatisés de collecte de données et d'établissement de rapports

• Rationalisation des flux de travail pour la saisie des données programmatiques et financières, l'analyse et l'établissement de rapports.
• Réduction des processus manuels et amélioration de l'actualité et de la précision des données.

8. Tableaux de bord SIG et interactifs

• Cartographie géospatiale de la couverture du programme, y compris les bénéficiaires, les institutions, les modèles de recrutement et les empreintes de la mise en œuvre.
• Des tableaux de bord interactifs conçus pour les gestionnaires de programmes, les équipes de suivi et d'évaluation et les dirigeants afin de permettre une analyse en temps réel.
• Visualisations dynamiques pour un suivi continu des performances et une prise de décision fondée sur des données probantes dans les pays et les régions.

9. Renforcement des capacités et matériel de formation

• Sessions de formation du personnel sur le système intégré de suivi et d'évaluation et les tableaux de bord.
• Manuels d'utilisation, procédures opératoires normalisées et structures de soutien permanent pour assurer la durabilité.

10. Rapport final
11. Rôles et responsabilités
12. Unité de gestion de la connaissance : Assurer la supervision stratégique et approuver les recommandations. Coordonner la mission de conseil et fournir des orientations programmatiques, notamment en ce qui concerne les besoins en données organisationnelles, les indicateurs, les exigences en matière de rapports, l'engagement des parties prenantes et la validation des résultats.
13. Unité informatique : Soutien en fournissant la documentation du système, en facilitant l'accès au système et en aidant à la clarification et à la validation techniques, le cas échéant.
14. Unité d'apprentissage numérique et d'innovation : Fournir des informations sur l'intégration du système d'information sur les bourses avec les systèmes organisationnels et l'optimisation du flux de travail.
15. Consultant : Diriger l'analyse, l'engagement des parties prenantes, la documentation et la fourniture des résultats convenus.
16. Résultats attendus
17. Les données programmatiques, opérationnelles et financières du FAWE sont consolidées, normalisées et accessibles dans un répertoire numérique central.
18. Des tableaux de bord personnalisés en temps réel fournissent aux dirigeants et aux gestionnaires de programmes des informations précises et opportunes sur les décisions stratégiques et opérationnelles.
19. Réduction de la dépendance à l'égard de la saisie manuelle des données et de l'établissement de rapports, ce qui permet d'établir des rapports programmatiques et financiers plus rapides, plus précis et plus cohérents.
20. Les modèles de données normalisés, les cadres de gouvernance et l'interopérabilité des systèmes garantissent la cohérence, la fiabilité et la sécurité des données dans l'ensemble des opérations du FAWE.
21. Le personnel du FAWE est formé à l'utilisation efficace des systèmes intégrés et des tableaux de bord, ce qui renforce la capacité organisationnelle en matière de suivi, d'évaluation et d'aide à la décision.
22. Les plateformes existantes (Microsoft Dynamics 365 Business Central et Microsoft Power Platform) sont pleinement exploitées pour apporter des améliorations mesurables à l'efficacité opérationnelle et aux résultats des programmes.
23. Qualifications du consultant

La mission requiert un consultant individuel expérimenté ou une société de conseil en informatique avec une expertise démontrée dans l'intégration des systèmes de données, la transformation numérique et les technologies Microsoft 365. Le consultant/l'équipe idéal(e) doit répondre aux qualifications suivantes :

• Diplôme universitaire supérieur en systèmes d'information, informatique, science des données, génie logiciel, ICT4D ou dans des domaines connexes ; les certifications Microsoft constituent un avantage supplémentaire.
• 7 à 10 ans d'expérience confirmée dans la conception et la mise en œuvre de systèmes de données au niveau de l'entreprise au sein d'ONG, d'organismes régionaux ou de programmes multinationaux.
• Expertise dans les technologies Microsoft, notamment Power Platform (Power Apps, Power BI, Power Automate, Dataverse/SharePoint), Dynamics 365, administration d'Office 365, interopérabilité des systèmes, API et automatisation des flux de travail.
• Solides compétences en matière d'architecture des données, de modélisation des données et de cadres de gouvernance des données.
• Vaste expérience dans le déploiement de systèmes de suivi et d'évaluation, d'outils de collecte de données numériques, de tableaux de bord, de rapports automatisés et de cadres d'indicateurs.
• Compétences avancées en matière d'analyse et de visualisation, y compris les tableaux de bord en temps réel et les outils de veille stratégique (par exemple, Power BI).
• Démonstration d'une livraison réussie d'au moins trois missions similaires de transformation numérique ou d'intégration de systèmes d'entreprise, de préférence basées sur Microsoft 365/Dynamics, au sein d'ONG ou d'institutions du secteur public.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, à offrir un soutien après la mission, à achever le travail dans un délai de six mois, à travailler dans une structure hybride et à parler couramment l'anglais et le français.

12. Processus de candidature

Les candidats intéressés doivent adresser leur candidature au directeur exécutif et la soumettre à l'adresse suivante procurement@fawe.org avec pour objet “FAWE DATA SYSTEM - MS 365” au plus tard le 15 avril 2026 :

1. Proposition technique pour la mission, expérience pertinente et plan/calendrier de travail
2. CV du consultant ou de l'équipe
3. Budget et calendrier détaillés et détaillants
4. Trois références professionnelles provenant d'organisations réputées (Microsoft 365, en tant que référentiel central pour toutes les informations).