Termes de référence (TdR)

Recherche d'un fournisseur de services de taxi en ligne pour le FAWE Afrique

1) Contexte

Le FAWE Afrique cherche à engager une entreprise fiable et de bonne réputation pour fournir des services de taxi en ligne pour les officiels.

l'utilisation organisationnelle pour les déplacements du personnel, les visiteurs et les activités du programme. Le prestataire doit

fournir des solutions de transport sûres, efficaces et rentables adaptées aux besoins des entreprises du FAWE Afrique.

des opérations.

2) Objectif

Identifier et contracter un prestataire de services proposant des forfaits d'entreprise pour les taxis en ligne.

des services qui répondent aux exigences du FAWE Afrique en matière d'opérations, de conformité et d'établissement de rapports.

3) Champ d'application

Les entreprises qualifiées soumettront des propositions portant sur les points suivants :

1. a) Tarifs et options de facturation

• Structure tarifaire transparente (tarif de base, taux de distance/temps, règles de surcharge, temps d'attente),

les annulations).

• Facturation de l'entreprise (factures mensuelles consolidées, centres de coûts, codification GL, projets/départements, etc.

(étiquetage).

• Conditions de paiement, devises préférées et taxes applicables.
• Capacité à prendre en charge les bons de commande (PO) et la facturation électronique ; données détaillées sur les déplacements jointes à la facture électronique.

factures.

1. b) Sécurité et normes de service

• Contrôle des conducteurs (pièces d'identité, permis de conduire, vérification des antécédents).
• Contrôle technique des véhicules, seuils d'âge, calendriers d'entretien et inspections.
• Gestion et remontée des incidents ; politique de tolérance zéro en matière de sécurité.
• Fonctions de sécurité intégrées à l'application (partage de trajet, SOS, suivi en direct).c) Disponibilité et temps de réponse
• Couverture du service (villes principales), heures d'ouverture (de préférence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7).
• Temps de réponse moyen des ramassages par lieu et par tranche horaire.
• Capacité de répondre aux demandes urgentes, aux heures creuses, aux week-ends et aux heures tardives ; disponibilité garantie

options.

1. d) Réductions et accords d'entreprise

• Tarifs préférentiels pour les entreprises, remises sur volume, programmes de fidélisation.
• Les éventuels rabais, notes de crédit ou incitations à l'engagement à long terme.

1. e) Qualité et capacité de la flotte

• Catégories de véhicules (standard, exécutif, SUV, fourgonnettes/MPV).
• Normes minimales pour les véhicules (âge, propreté, équipement de sécurité).
• Options pour les voyages en groupe et les passagers vulnérables (par exemple, véhicules accessibles, le cas échéant).

1. f) Technologie et accessibilité

• Réservation conviviale (mobile et web), console d'administration et options SSO.
• Tableaux de bord en temps réel ; rapports téléchargeables (CSV/XLSX) sur les trajets, les coûts, les estimations des émissions de CO₂ et la consommation d'énergie.

l'utilisation.

• Contrôle d'accès basé sur les rôles, journaux d'audit, MFA ; paramètres de conservation des données.
• Possibilité d'établir une liste blanche ou noire de zones géographiques, de définir des politiques de conduite et des limites de dépenses.

1. g) Soutien à la clientèle

• Gestionnaire de compte dédié : heures d'ouverture du service d'assistance (de préférence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7).
• accords de niveau de service pour la réponse/résolution des tickets et le traitement des plaintes.
• Communication proactive sur les pannes et les incidents.

1. h) Couverture d'assurance

• Assurance responsabilité civile active des passagers et assurance automobile complète pour tous les véhicules utilisés.
• Preuve des seuils de couverture par incident et par passager.

1. i) Conformité

• Respect des réglementations applicables en matière de transport et de droit du travail.
• Respect des politiques du FAWE (sauvegarde, lutte contre le harcèlement, lutte contre la corruption).
• Indiquer la conformité avec les autorités nationales compétentes (par exemple, les licences et les permis d'exploitation).

j) Protection des données et confidentialité

• Respect des lois applicables en matière de protection des données (par exemple, la loi kényane sur la protection des données, 2019) et

Exigences du FAWE en matière de respect de la vie privée.

• Préparation de l'accord sur le traitement des données ; localisation, conservation et suppression des données sur demande.
• Traitement sécurisé des données personnelles et des données relatives aux déplacements ; procédures de notification des violations.

1. k) Pratiques de développement durable

• Disponibilité de véhicules hybrides/électriques ; options permettant de donner la priorité aux véhicules à faibles émissions.
• Rapports sur les émissions de CO₂ et objectifs de réduction ; programmes de compensation des émissions de carbone (le cas échéant).
• Flotte ou initiatives opérationnelles qui réduisent l'impact sur l'environnement.

4) Produits livrables (soumission du fournisseur)

1. Proposition technique portant sur le champ d'application susmentionné, y compris

o Approche de la sécurité, de la technologie, de la gestion des comptes et de la prestation de services.

o Détails et couverture de la flotte.

o Contrôles de la protection des données et de la sécurité de l'information.

o Plan et indicateurs de durabilité.

2. Proposition financière avec :

o Structure tarifaire détaillée et tous les frais.

o Remises accordées aux entreprises ; toute tarification échelonnée en fonction du volume.

o Conditions de paiement et modèle de facturation.

3. Preuve de l'expérience acquise dans la fourniture de solutions de transport d'entreprise (études de cas/résumé).
4. Références d'au moins trois (3) entreprises clientes (nom, contact, étendue de la mission).
5. Certificats/licences et assurances (copies des licences et des polices d'assurance en cours de validité).
6. Projet d'accord de niveau de service (SLA) avec proposition d'indicateurs de performance clés et de pénalités/crédits.
7. Déclarations de conformité signées (voir annexes).

5) Durée du contrat et mise en œuvre

• Durée initiale : 12 mois à compter de la signature du contrat, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants.

la performance et le rapport qualité-prix.

• Calendrier de mise en œuvre : Mise en place du compte, intégration et mise en service dans un délai de 2 à 4 semaines à compter de la date d'entrée en vigueur de l'accord.

prix - transition/ sortie : Le prestataire doit fournir des exportations de données sur les déplacements, des rapports en suspens et aider à la mise en œuvre du projet.

une transition ordonnée en cas de fin de contrat ou de résiliation.

6) Niveaux de service et indicateurs clés de performance (ICP)

Le fournisseur doit s'engager à respecter des accords de niveau de service (SLA) avec des rapports de performance et des mesures correctives. Le FAWE propose que le

les indicateurs de performance minimums suivants :

• Temps de ramassage moyen : ≤ 10 minutes dans les zones de service primaires pendant les heures d'ouverture.
• Taux d'exécution des réservations : ≥ 98% (trajets effectués par rapport aux trajets demandés).
• Taux d'annulation (à l'initiative du conducteur) : ≤ 2% mensuel.
• Temps de disponibilité de la plate-forme : ≥ 99,5% mensuel.
• Délai de réponse aux plaintes : ≤ 1 heure (24/7).
• Délai de résolution des plaintes (non critiques) : ≤ 24 heures ; incidents critiques : immédiat

confinement et rapport dans les 2 heures, rapport complet dans les 48 heures.

• Normes relatives aux véhicules : 100% conformité au contrôle technique ; âge moyen du parc ≤ 8 ans (ou

mieux).

• Vérification des conducteurs : 100% de chauffeurs actifs entièrement contrôlés et agréés.
• Délai de présentation des rapports : Rapports mensuels soumis au plus tard le 5e jour ouvrable.
• Demandes de données : Les demandes d'exportation ou de suppression de données sont traitées dans un délai de 5 jours ouvrables.

Recours : Crédits de service ou autres pénalités à convenir dans l'accord de niveau de service en cas de violations répétées de l'accord de niveau de service.

7) Rapports et examens

• Rapports mensuels : utilisation par département/projet, dépenses, incidents, annulations, ponctualité

ramassage %, CO₂ estimations.

• Examens trimestriels des activités (QBR) : performances par rapport aux indicateurs clés de performance, commentaires des utilisateurs, plan d'amélioration,

et des mises à jour sur l'innovation.

• Rapports ad hoc : sur demande pour des audits, des rapports de donateurs ou des besoins de gestion.8) Prix et conditions de paiement
• Les prix doivent être compétitifs et inclure tous les frais applicables (par exemple, la plateforme, les réservations, etc.),

attente, péages).

• Remises : indiquez les remises accordées par l'entreprise ou en fonction du volume, ainsi que tout avantage lié à la fidélité.
• Facturation : consolidée mensuellement, détaillée par usager/département/projet avec les identifiants de voyage et les dates,

les itinéraires et les coûts.

• Conditions de paiement : Net 30 jours à compter de la réception de la facture valide et des documents justificatifs.
• Taxes : les factures doivent être conformes à la législation fiscale en vigueur et indiquer les identifiants fiscaux pertinents.

8) Éligibilité et exigences obligatoires

Les vendeurs doivent apporter la preuve des éléments suivants (obligatoires, non notés sauf indication contraire) :

• Enregistrement d'entreprise et licences d'exploitation valides pour les services de transport.
• Preuve de la couverture d'assurance (responsabilité civile des passagers + assurance automobile complète).
• Expérience démontrée en matière de clientèle d'entreprise (≥ 3 références).
• Déclaration de conformité à la protection des données et préparation à la loi sur la protection des données.
• Acceptation (ou annotation) du cadre des principaux accords de niveau de service (SLA) et indicateurs de performance (KPI) du FAWE.
• Déclarations signées sur les conflits d'intérêts et la lutte contre la corruption (annexes).

9) Critères d'évaluation et de sélection

Étape 1 : Conformité obligatoire (réussite/échec)

• Tous les documents des sections 4 et 9 sont fournis et conformes.

Étape 2 : Évaluation technique et financière (pondérée)

• Proposition technique - 70%

o Sécurité et conformité - 20%

o Technologie, sécurité et rapports - 15%

o Qualité et couverture de la flotte - 15%

o Expérience et références - 10%

o Durabilité - 10%

• Proposition financière - 30%

o le coût total de possession (tarifs, frais), la clarté des prix et les remises accordées aux entreprises.

Le FAWE peut procéder à des présentations/démonstrations et à une vérification du site/bureau avant l'attribution finale.11) Protection des données et confidentialité

• Le prestataire doit se conformer aux lois applicables en matière de protection des données (y compris la loi sur la protection des données du Kenya).

Protection Act, 2019, le cas échéant).

• Un accord sur le traitement des données (DPA) fera partie du contrat.
• Les données à caractère personnel sont utilisées strictement pour la prestation de services, stockées en toute sécurité et conservées de manière minimale,

et supprimées en cas d'instruction ou de résiliation du contrat.

• Le prestataire doit notifier au FAWE toute violation de données dans les plus brefs délais et coopérer sur les points suivants

l'assainissement.

10) Conduite éthique et sauvegarde

• Adhésion aux politiques du FAWE en matière de lutte contre les pots-de-vin et la corruption, et de protection,

Le respect des normes en matière de lutte contre le harcèlement, de non-discrimination et d'autres normes connexes est requis.

• Le prestataire doit veiller à ce que les chauffeurs conservent une conduite professionnelle et se conforment aux règles du FAWE.

les attentes en matière de sauvegarde.

11) Juridique, conformité et responsabilité

• Respect des réglementations applicables en matière de transport, de travail, de santé et de sécurité au travail.
• Le contrat est régi par le droit national applicable tel qu'il est spécifié lors de l'attribution, avec

lieu/juridiction indiqué dans l'accord final.

• Le prestataire doit indemniser le FAWE en cas de réclamations de tiers découlant des activités du prestataire.

la négligence, le non-respect ou la violation.

12) Clarifications

Toutes les questions de clarification doivent être envoyées par courrier électronique (voir section 16) au plus tard dans les cinq (5) jours calendaires.

avant la date limite de soumission. Les réponses peuvent être communiquées à tous les soumissionnaires, le cas échéant.

13) Droits du FAWE

Le FAWE se réserve le droit de :

• Accepter ou rejeter toute proposition, en tout ou en partie,
• annuler le processus à tout moment sans responsabilité,
• Vérifier les informations fournies et demander des documents supplémentaires,
• Attribution à un ou plusieurs fournisseurs si cela est bénéfique pour le FAWE.16) Délais et soumission

Date limite : Toutes les propositions doivent être soumises dans un délai de deux (2) semaines à compter de la présente annonce et au plus tard le

le 27 mars 2026.

Soumission : Les entreprises intéressées doivent envoyer leurs propositions à Procurement@fawe.org et à l'adresse suivante

à l'attention de la Directrice exécutive du FAWE, en précisant l'objet de la demande : Proposition - Services de taxi en ligne pour le FAWE Afrique.

Format de la proposition :

Partie A : Lettre de motivation (période de validité ≥ 90 jours).

Partie B : Proposition technique (sections 3, 4.1).

Partie C : Proposition financière (section 4.2) sous forme de fichier séparé (PDF/Excel).

Partie D : Documents statutaires/de conformité (section 9).

Partie E : Annexes et déclarations signées.